Të dhënat personale, ato familjare, të karrierës, masat ndëshkuese, sjellja dhe etika, rezultatet e punës, lejet e marra për çdo gjyqtar do të jenë në një dosje fizike dhe kopje elektronike të cilën do ta mbajë Këshilli i Lartë Gjyqësor.
Me një vendim të KLGJ, kopje e të cilit i është përcjellë, çdo gjyqtari do t’i mblidhen këto të dhëna për tu bërë pjesë e dosjes personale.
Regjistri i dosjeve për është një bazë unike e të dhënave profesionale dhe personale të gjyqtarëve, që plotësohet mbi bazën e dosjes personale të çdo gjyqtari, shprehet KLGj në vendimin e saj.
Në regjistrin e gjyqtarëve administrohen të dhënat e mëposhtme: emri, mbiemri; datëlindja; vendlindja; vendbanimi; arsimimi; kualifikimet dhe trajnimet; pjesëmarrja në aktivitete shkencore; përvoja profesionale; data e emërimit dhe lëvizjet brenda dhe jashtë sistemit gjyqësor; vlerësimet e etikës dhe veprimtarisë profesionale; masat disiplinore.
Pjesë e këtyre të dhënave që gjyqtarët do të deklarojnë për KLGJ janë edhe familja e fëmijët ku kërkohet: emrin e mbiemrin e bashkëshortit/es ose bashkëjetuesit/es; atësinë e bashkëshortit/es ose bashkëjetuesit/es; profesionin e bashkëshortit/es ose bashkëjetuesit/es, emrin e mbiemrin e fëmijëve; profesionin e fëmijëve.
Në dosjen e tyre gjyqtarët duhet të deklarojnë dhe lejet që kanë përfituar si pasojë e ligjit për statusin e gjyqtarit e prokurorit si dhe lejet që ata kërkojnë përgjatë ushtrimit të detyrë.
Ndërsa si pjesë e arkivës së etikës personale e profesionale gjyqtarët duhet të deklarojnë dhe nëse ndaj tyre ka pasur masa administrative apo procedime penale ndaj tyre dhe cfarë është vendosur.
Dosja personale e gjyqtarit merr një numër identifikimi të veçantë dhe krijohet që nga momenti i emërimit. Për gjyqtarët që vijnë nga Shkolla e Magjistraturës, dosja personale krijohet mbi bazën e dosjes së përcjellë prej saj. Për gjyqtarët e tjerë, dosja personale krijohet mbi bazën e dosjes së emërimit.
Këto të dhëna që janë pjesë e dosjes personale të gjyqtarit administrohet dhe përditësohet në mënyrë të vazhdueshme, në format shkresor dhe elektronik, nga njësia përgjegjëse e burimeve njerëzore në Këshillin e Lartë Gjyqësor.
